Как выбрать онлайн-кассу в 2018 году: шесть полезных советов

Грядет новая волна перехода бизнеса на онлайн-кассы по 54-ФЗ. До 1 июля на технику нового образца должны перейти предприниматели, которые работают на патенте или ЕНВД и имеют наемных работников. На рынке большой выбор моделей касс, в котором легко затеряться. Рассказываем, как выбрать устройство, которое точно поможет избежать штрафа налоговой и при этом не переплатить за лишние функции.

Совет 1: Не спешите покупать самую дешевую автономную кассу

Чтобы упростить выбор онлайн-устройства, важно на начальном этапе понять, с каким видом кассовой техники вам будет удобнее работать. Самые дешевые на сегодняшний день - автономные онлайн-кассы. Стоят они по-разному, в зависимости от модели, в среднем от 15000 рублей с фискальным накопителем 13 мес. Такие кассы представляют собой кнопочную технику предыдущего поколения, которую подключили к интернету и немного модернизировали. Формально требования 54-ФЗ автономные кассы, конечно, выполняют, но и для этого нужно приложить определенные усилия.

Во-первых, для того, чтобы завести товар в номенклатуру, кассу нужно будет подключать к компьютеру. Затем, чтобы наименование товара отображалось в чеке (требование ст.4.7 54-ФЗ), каждой позиции (товару) в номенклатуре присваивается определенный код. В него закладывается информация о наименовании, цене, системе налогообложения, ставке налога. Если что-то поменялось, например, цена, всю процедуру оформления товара надо повторить. И, в-третьих, при продаже каждой товарной единицы продавцу нужно вбить код на кассе, для этого вспомнить его либо посмотреть в тетрадке. А это дополнительное время ожидания покупателя и, как следствие, возможные очереди.

Важно учитывать требование отражать в чеке наименование товара. Если товаров в ассортименте магазина более 50, то продажа на автономках крайне затруднительна, так как запомнить коды на такое количество товаров просто нереально. Конечно, некоторые предприниматели сейчас не заносят в чек наименование, так как у них есть отсрочка до 01 февраля 2021 года. Это ИП на патенте, ЕНВД и УСН. Но и им со временем нужно будет печатать чеки со всеми реквизитами. Также автономные кассы не подойдут тем, кто торгует алкоголем, за исключением, пожалуй, единичных моделей автономных касс.

Также важно не забывать про автономку и требования маркировки. Как бы ни хотелось, но с такой кассой нельзя автоматизировать процессы в торговле, а значит, можно забыть об удобстве и дополнительной прибыли. В ФНС готовят очередные изменения относительно введения единой базы товарной номенклатуры, куда всех производителей обяжут вносить данные о том, что они произвели. Торговые организации такие товары в свою номенклатуру должны будут заводить выгрузкой из этой единой базы. Без подключения к базе продажа товаров будет признана незаконной. Это своего рода аналог ЕГАИС, только не для алкогольных товаров.

Первым шагом к такой системе стало Распоряжение Правительства РФ от 28.04.2018 № 792-Р. Так утвержден «Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке средствами идентификации», начиная с 2019 года. В перечень вошли одежда, постельное белье, обувь, табачная продукция, духи и туалетная вода, шины и покрышки, фотокамеры. Если вы продаете или будете продавать подобные товары, то работать на автономной кассе у вас не получится. Кроме того, ЕГАИС проникает во все товарные категории. Пока вы еще можете обходиться автономной кассой, но скоро она технически не подойдет для работы.

Совет 2. Изучите характеристики смарт-касс: некоторые из них могут оказаться критически важными

Современная альтернатива автономным кассам, которые мы описали выше, — смарт-терминалы. Внешне они похожи на планшет, в который встроен принтер для печати чеков. К такой кассе можно подключать дополнительное оборудование и устанавливать на нее программное обеспечение, которое расширяет возможности и позволяет вести полноценный товароучет. Поэтому смарт-терминалы заслуженно называют «умными кассами».

Не нужно бояться их «ума»: устройства от крупных поставщиков простые, функциональные, быстрые и с очень дружелюбным интерфейсом. Причем есть такие модели «умных касс», стоимость которых всего лишь на 3000 рублей отличается от цены автономок. А каковы же основные отличия смарт-касс от автономных и действительно ли они важны?

Самое важное — в «умной кассе» нет ограничений на количество наименований товаров, которые можно занести в память. В смарт-кассах оптимизирована работа с номенклатурой. Например, в МТС Кассе доступен глобальный справочник из 700 000 товаров. Сотруднику, который приходует товар, остается отсканировать штрихкод, и необходимое описание продукции попадает в карточку этого товара.

Добавление новых товарных позиций в смарт-терминал и корректировка базы данных возможны на протяжении рабочего дня. Корректировка товарной базы автономной кассы - целая история, которая проводится через компьютер. У кассира, работающего на смарт-терминале, есть возможность контролировать ход кассовых операций и информацию в чеке до того, как он будет распечатан. Это исключает ошибки и ускоряет процесс обслуживания покупателей. В автономной кассе все, что попало в чек, можно увидеть только после того, как он будет распечатан.

В большинстве смарт-касс также можно продавать товары как по фиксированной цене, так и назначать индивидуальную цену на товар каждому покупателю. МТС касса, например, может давать скидки на чек или на отдельные товары в нем. Такое не под силу автономным кассам.

Так, «умная касса» может помочь автоматизировать товароучет, работу с документами, поддерживать программы лояльности и грамотно работать с поставщиками. Кроме того, смарт-терминалы, как правило, сверяются с ОФД (оператором фискальных данных). Таким образом, вы можете быть уверены, что чеки, пробитые на кассе, «ушли» в ФНС и вас не оштрафуют за возможный неприятный сбой.

Еще важно, что смарт-терминалы обычно напоминают об окончании срока действия договора с ОФД, окончании срока ФН, сертификатов для ЕГАИС и других важных моментах, о которых предприниматель может просто забыть. Что гарантировано избавит от штрафов.

Совет 3. Подумайте, какие дополнительные функции вам действительно нужны

Если вы остановились на смарт-кассе, не стоит брать такое устройство наобум – прежде стоит оценить его функционал и определить, какие функции действительно нужны, а за какие вы просто зря переплатите.

Итак, есть среди смарт-терминалов и мобильные варианты, которые могут работать без подзарядки от 10 до 24 часов. Такой вариант подойдет при выездной торговле, для курьеров и небольших торговых точек.

К «умной кассе» также можно подключить сканер штрихкода, терминал для приема безналичной оплаты (эквайринг). В некоторых моделях сканер и эквайринг уже встроены, а это значит, что можно сэкономить на покупке дополнительного оборудования.

Многие смарт-терминалы поддерживают работу с весами: оборудование подключается к кассе, после взвешивания товара его стоимость считается автоматически и добавляется в чек. Продавец же с автономной кассой считает цену на калькуляторе, что гораздо дольше по времени и не исключает ошибок.

В самых продвинутых смарт-кассах есть функции «Отложенный чек» и «Проведение возвратов». А также можно принимать оплату по одному чеку и наличными деньгами, и по карте. Что тоже не под силу автономкам.

С МТС Кассой также исключена продажа товара, которого нет на складе, или он не внесен в базу. Такая ситуация может произойти, если товар закончился, или его не успели оприходовать. Эта функция еще и своего рода защита от «нечистых на руку» продавцов, которые пытаются продавать свой похожий товар вместо товара владельца. В автономных кассах, естественно, нет такой блокировки. Поэтому рассчитывать нужно на частые проверки и честность продавцов.

Совет 4. Проследите, какое ПО установят в вашу кассу

От программного обеспечения, установленного в кассу, напрямую зависит, насколько «умной» она будет. Разбег в этом вопросе огромный: от базовых стандартных операций до помощи в существенном увеличении прибыли и вывода бизнеса на новый уровень. Программное обеспечение, которое учитывает особенности процессов в торговле, установлено на МТС кассах и кассах LiteBox (Лайтбокс). На их примерах рассмотрим, как касса помогает малому и среднему бизнесу зарабатывать.

Снижение убытков за счет отслеживания и уменьшения неликвидов в торговых точках. Кассы способны отслеживать неликвидные товары. Выявляйте неликвиды, распродавайте их и в дальнейшем отказывайтесь от их закупки. С акциями кассы тоже помогают. Вы можете применять желтые ценники, делать скидки держателям бонусных карт и индивидуальные условия по персональным картам клиентам. Кроме того, программа позволяет вести по ним прозрачный учет: мимо кассы ни один рубль не пройдет.

Автоматизация ценообразования. Смарт-терминалы позволяют устанавливать фиксированную цену или % наценки (на каждый товар, на группы товаров, на товары поставщика, на каждый магазин и т.д). Выбирайте подходящие вам варианты, проводите настройку всего лишь один раз. Дальше цена будет рассчитываться автоматически при приемке товара. Это избавляет от ручного ввода цен, а значит, и возможных ошибок.

Проведение инвентаризации без “отрыва от производства” позволяет не терять выручку. Все движение товара в магазине мгновенно отражаются на его остатках. В МТС Кассах и кассах Лайтбокс остатки для инвентаризации можно выгружать небольшими группами (например, по категории товара) и сверять небольшими списками с фактическим наличием в магазине и на складе, пока нет покупателей. По факту проведения инвентаризации товароучетный сервис автоматически оформляет акты списания, документы по пересортице товара.

Заказ оптимального количества товара с функцией «Автозаказ». Кассы МТС и Лайтбокс анализируют оборачиваемость каждого товара. Они самостоятельно учитывают текущие остатки товаров на складе, даты следующих поставок и автоматически формируют накладную для заказа соответствующему поставщику. Так, ходовые товары всегда закупаются в нужном количестве, а те, на которые нет спроса, - не попадают в планируемый заказ поставщику.

Одна программа лояльности для всех магазинов сети. Выданные клиентам карты поддерживаются во всех магазинах сети, так как учет по ним ведется в вашей единой базе. Это обеспечивает стабильный приток посетителей, а значит, дополнительный доход.

И это лишь небольшой перечень того, что помогает увеличить прибыль. С точки зрения анализа и контроля деятельности полезными могут стать еще несколько функций касс Лайтбокс и МТС.

• Контроль за ценами закупки и ценами продаж. В товароучетном сервисе касс можно отлеживать всю историю по ценам закупки товара и ценам его продажи в магазине. Плюс автоматизация ценообразования, о которой уже было написано выше. В результате вы своевременно и на нужную сумму повышаете розничную цену, если вдруг цена закупки увеличилась. И не теряете на марже.
• Всесторонний анализ торговли. Онлайн-касса поддерживает более 40 различных отчетов, которые помогают найти «узкие» места и точки роста торговых точек.
• Контроль за работой персонала и магазина из любой точки земного шара. Для этого достаточно зайти в личный кабинет владельца через интернет и посмотреть, во сколько открылся/закрылся магазин, сколько возвратов и на какую сумму было сделано, средний чек товарооборот и другие показатели.

Совет 5. Покупайте онлайн-кассу с качественной круглосуточной поддержкой

Онлайн-кассы - это техника, и она может выходить из строя. У сбоев нет рабочего графика, сбой может случиться ночью, в выходной день или праздники. Не работает касса, простаивает торговля, теряется выручка. Поэтому круглосуточная и качественная техподдержка - один из ключевых моментов, на который нужно обращать внимание при выборе кассы. Такой график работы встречается редко. Чаще компании работают с обращениями клиентов только в рабочее время или ограничивают количество обращений. А если это длинные праздники, например Новый год, а в кассе сбой? Не работать и терять выручку?

Также большое значение имеет оперативное решение проблем удаленно — специалист может сразу приступить к устранению проблемы. Компании с круглосуточной техподдержкой и возможностью оказания помощи удаленно: Лайтбокс, МТС касса, Мерката.

Совет 6. Не забудьте о возможности получить от государства компенсацию за покупку онлайн-кассы

Для индивидуальных предпринимателей, которые платят ЕНВД или покупают патент на работу, предусмотрена компенсация 18 000 рублей для приобретения онлайн-касс. Компенсировать можно стоимость кассы и фискального накопителя, программного обеспечения для кассы и расходов на настройку и модернизацию. Сумма в размере 18 000 рублей уменьшает текущий налог.

Для тех ИП, кто работает в сфере торговли и общепита, сроки использования вычета зависят от наличия сотрудников по трудовым договорам. Если такие сотрудники есть, кассу нужно зарегистрировать до 1 июля 2018 года, вычет использовать до конца этого же года. Если сотрудников нет, то сроки по регистрации кассы и возможности получить вычет сдвигаются на 2019 год

Сумма вычета может оказаться больше суммы налога. В этом случае, на ЕНВД, разницу можно будет перенести на следующие периоды. А на патентной системе налогообложения возможны два варианта: использовать разницу для уменьшения стоимости патента по другим видам деятельности, для которых нужна касса, или перенести превышение на другой период.

При совмещении патента и ЕНВД вычет можно получить только по одному режиму. У ИП, который работает на УСН, ОСНО и ЕСХН, а также организаций на ЕНВД такой возможности нет.

Пока спрос на онлайн-кассы на пике, стоит обратить внимание на акции, которые помогут сэкономить при покупке и использовании новой техники. Например, предприниматели, которые покупают «МТС Кассу», могут, во-первых, взять ее в рассрочку и, во-вторых, до 1 июля 2018 года не платить за товароучетное ПО, доступ к ОФД и мобильный интернет. Экономия при покупке онлайн-кассы в таком случае составит несколько тысяч рублей, в результате чего классическую кассу в МТС сейчас можно купить всего за 11 900 рублей, а вместе с фискальным накопителем на 15 месяцев – за 18 900 рублей. Не забывайте, что эти деньги затем можно вернуть в виде налогового вычета. «МТС Кассу» можно купить или оформить в рассрочку в розничном салоне, а можно заказать на сайте