e-rukovodstvo.ruВ правовом поле российского законодательства существует немало пробелов в части, касающейся действий, практикующихся в реальности, но не освещенных должным образом в нормативных документах. Из-за подобных белых пятен возникает немало вопросов и юридических споров, и одна из подобных проблем – использование факсимиле.
Под факсимиле понимается специальный штамп, копирующий образец росписи кого-либо. Чаще всего факсимильная подпись используется должностными лицами для упрощения документооборота. При этом закон, не давая четкого и ясного определения о его использовании, признает факсимильное воспроизведение подписи как аналог собственноручной. Именно из-за подобного разногласия в законодательной базе и возникают негативные правовые последствия.
Казалось бы, распространенные жизненные ситуации. Срочно необходима подпись руководителя, но его нет на месте, а право подписи больше никто из присутствующих не имеет. Или, к примеру, руководителю принесли завизировать стопу документов, высота которой измеряется в сантиметрах. На первый взгляд, идеальным решением будет использование факсимильной подписи. Вот здесь-то и кроется потенциальная опасность использования клише. Гипотетически, факсимиле, штампы, даже абсолютно точно копирующие роспись должностного лица, не могут свидетельствовать о его личном решении принятия на себя обязательств по смыслу подписанного документа.
Действующие в настоящее время стандарты ведения делопроизводства (ЕГСД и ГСДОУ) говорят о необходимости наличия на документах личной подписи, не уточняя, каким образом она проставлена – собственноручно или с использованием факсимиле. С другой стороны, единственным нормативным актом, хоть каким-то образом регламентирующим применение факсимиле, является ГК РФ. Он определяет, что факсимильная подпись может быть использована только при заключении гражданско-правовых сделок по согласию сторон и в законном порядке. Поэтому, в случае длительных доверительных отношений между партнерами по бизнесу, можно легализовать применение клише подписей в документообороте. Для этого достаточно составить дополнительное соглашение сторон или включить пункт об использовании факсимиле в текст взаимного договора.
Следует обратить внимание на ряд безусловных ограничений в использовании клише при подписании документов. В соответствии с рядом нормативных актов, факсимиле не может быть применено для оформления финансовых документов, в бухгалтерской отчетности и в платежных документах. Доверенности и векселя, не имеющие собственноручной подписи, однозначно признаются недействительными. Также не представляется возможным использовать клише подписи на первичных учетных документах и унифицированных документах по учету труда.
Немало спорных вопросов возникает, если факсимильная подпись проставлена в счетах-фактурах. Минфин РФ и налоговики категорически против подобных вольностей, несмотря на складывающуюся арбитражную практику решения аналогичных споров в судах. На сегодняшний день судьи принимают сторону налогоплательщика и указывают на отсутствие запрета законодательства использовать факсимиле при оформлении счетов-фактур.
Определенные сложности использования факсимильного оттиска возникают и при ведении внутреннего документооборота. Во избежание неприятностей и недоразумений следует предусмотреть отдельные пункты во внутренней инструкции по делопроизводству и указать, в каких случаях факсимиле используется, где хранится и кто имеет право им воспользоваться. В любом случае при возникновении каких-либо серьезных последствий из-за использования клише свое мнение о правомерности его применения придется обосновать в суде.
Одним словом, риск при использовании клише велик, а в свете неоднозначного толкования законодательства его польза становится сомнительной. Поэтому у большинства должностных лиц факсимильная подпись служит только лишь для подтверждения респектабельности и используется при подписании поздравлений, приглашений, информационных писем и справок, а также на заверенных копиях документов.
