e-rukovodstvo.ruЛюбая фирма должна отражать происходящие в ней процессы в документах. Это нужно для внутренней организации, это требуется для составления отчетов в различные контролирующие органы. Причем все используемые бумаги и сведения постоянно обновляются: появляются одни, устаревают другие. Ну и, наконец, идет обмен между подразделениями, отделами, просто специалистами. Весь этот процесс и есть документооборот в организации.
Сам документ представляет собой материальный объект, на котором зафиксирована информация в виде текста, записи звука или видеоизображения. Последние две категории еще некоторое время назад вообще в качестве документов юридических лиц не рассматривались. Однако сейчас, когда невиданными темпами развивается организация электронного документооборота, такие формулировки никого не удивляют. Предназначается документ для хранения и передачи этой информации другим лицам, при этом предусмотрены способы защиты от несанкционированного использования.
С чего начинается документооборот у малого бизнеса
Естественно, существуют определенные принципы, которые надо соблюдать, когда формируется документооборот в организации. Охарактеризуем их для только что созданного юридического лица.
Первое, что требуется сделать – это создать хотя бы краткий реестр документов, необходимых в деятельности. Такого закона, где были бы они все досконально расписаны, нет. Но есть наработанная практика.
Обязательно должен присутствовать устав, свидетельства о постановке на учет и т.д. С них начинается вся документация, которая на первых порах уместится в одном файле.
Но затем начнут накапливаться еще и первичные документы, которые, кстати, положено хранить не менее пяти лет. Сюда относятся счета-фактуры, накладные, документы об оплате – все, что может подтвердить легальность проводимых операций. Это считается самой важной категорией.
Кроме того, документооборот в организации должен предусматривать накопление договоров с партнерами и контрагентами – те соглашения, которые сопровождают бизнесмена на всем протяжении его деятельности. Здесь можно использовать опыт предшественников. Составляя договор аренды помещения, заключая контракт с иностранной компанией, можно использовать примерные образцы. В них сочетаются обязательные положения с теми, где можно проявить инициативу.
Наконец, есть внутренние документы, создающиеся в отделах и навсегда остающиеся в недрах канцелярских шкафов. Сюда относятся разного рода регламенты, инструкции, приказы, докладные и прочее. Отдельной строкой можно назвать лишь документацию по оплате труда наемных работников. Здесь очень жесткие законодательные требования и в плане составления, и в плане сроков хранения в архиве.
Что взять за основу?
В итоге, чтобы создать более или менее удовлетворительный документооборот в организации, надо будет просмотреть немало инструкций и законов. Но можно посоветовать и другое: взять за образец подобное юридическое лицо с похожим режимом налогообложения и с историей деятельности. А если там уже была налоговая проверка, то можно точно получить качественную консультацию.
В итоге документооборот организации, причисляемой к малому бизнесу, организовать не очень сложно. Надо лишь проявить некоторую скрупулезность.
Сложнее в крупных компаниях, где это целая система, где обращение документа проходит полный цикл: создание, регистрация, пересылка адресату или передача исполнителю, ознакомление и, наконец, исполнение. В них предусмотрены даже графики документооборота – схемы, отражающие процедуру движения документов, начиная с того момента, как они создаются, и заканчивая передачей их на хранение. Естественно, унификация здесь невозможна из-за разности структур предприятий. Поэтому каждая организация разрабатывает эти графики самостоятельно.
