Как справиться с работой, когда дел невпроворот: полезные стратегии

Все мы занятые люди, но у каждого случаются периоды, когда работе просто нет ни конца, ни края. Иногда объем дел настолько внушителен, что даже страшно к ним приступить. А порой мы говорим �да� слишком многим проектам, и потом приходится хвататься за что ни попадя. Большинство людей в подобных обстоятельствах впадают в панику. Но именно в этот момент стоит сделать шаг назад, глубоко вдохнуть и честно посмотреть на себя со стороны. Важно оценить, какой подход в данной ситуации работает, а какие действия только помешают. Сегодня мы рассмотрим несколько стратегий, помогающих справиться со слишком высокими рабочими нагрузками.

Признать, что невозможно сделать все и сразу

Многие из нас склонны переоценивать свои способности. Мы берем на себя все больше проектов, раздаем все больше обещаний. Ведь сейчас загрузить себя не составляет труда. Только скажите руководителю, что готовы взяться за определенную работу, и сразу будет чем заняться.

Но чтобы добиться успеха, иногда стоит быть честными по отношению к самому себе и признать: такой подход не работает. Это поможет отказаться от части дел и впредь не брать на себя столько обязанностей.

Сосредоточиться на своих сильных сторонах

Вне зависимости от того, являетесь ли вы предпринимателем или работаете по найму, важно знать свои сильные качества. Проблема многих людей в том, что они постоянно делают то, что удается им не очень хорошо. В отчаянном стремлении достичь карьерных целей они заканчивают тем, что берут на себя несоответствующие обязанности – те, что не совпадают с их возможностями и талантами. Это приводит к переутомлению, накоплению кучи дел, разочарованию в себе и в профессии. И часто проблема вовсе не в быстром и качественном доведении проекта до ума. Беда в том, чтобы найти человека, который помог бы в его реализации.

Полезные вопросы

Итак, каковы ваши основные преимущества, с помощью которых можно оптимизировать рабочую нагрузку? Следующие вопросы помогут внести ясность.

• Вы — стратег или тактик?
• Хорошо ли вам удается планирование? Умеете ли вы управлять проектами?
• Или, быть может, ваш козырь заключается в умении общаться и объединять других людей в одну команду?
• Вы — человек идей или действий?

Подумайте, какие качества характера помогли бы вам выполнить вашу часть проекта эффективнее, а что лучше перепоручить профессионалам, обладающим способностями в данной области.

Планировать работу

Один час планирования позволяет сохранить десятки часов рабочего времени. Вместо того чтобы бросаться в дела как в омут с головой, для начала попробуйте составить хороший план действий. В этом помогут несколько полезных вопросов.

• Какова цель моего проекта?
• Насколько он важен?
• К какому сроку нужно выполнить работу?
• Как должен выглядеть лучший результат?
• Кто должен работать над данным проектом?
• На каких стадиях можно будет оценить промежуточные результаты?
• С какими сложностями придется столкнуться и как их преодолеть?

Абсолютная ясность по поводу «горящего» проекта позволит получить оптимальный результат. А также планирование и оценка помогают понять, сколько времени потребуется для завершения работы. Исходя из этого, можно зарезервировать нужное время для полного погружения в проект.

Сконцентрироваться на приоритетах

Не каждое дело является приоритетным. Хотя в какой-то момент может и возникать ощущение, что ничего важнее его нет. Но чем бы вы ни занимались, среди ваших дел всегда будут более и менее важные проекты.

Один из полезных инструментов, позволяющих увеличить производительность труда и сосредоточиться на приоритетах – матрица Эйзенхауэра. В соответствии с ней все дела делят на четыре основные категории:

• Срочные и важные (те, к которым нужно приступать немедленно).
• Важные, но не срочные (эти дела можно выполнить позднее).
• Срочные, но не важные (выполнение данных задач можно перепоручить другим людям).
• Не срочные и не важные (те задачи, от выполнения которых вполне можно отказаться).

Можно использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы определить пять приоритетов на день. Затем начать работу с наиболее важной задачи. В конце дня стоит оценить производительность труда в соответствии с планом. Если за день не получится сделать намеченное, то следующее утро полезно начать с выполнения задачи, оставшейся со вчера.

Взять тайм-аут

Чтобы быть в хорошей форме даже во время серьезных рабочих нагрузок, важно выделять периоды для отдыха. Если у человека хорошее самочувствие, а тело и разум находятся в гармонии, то и производительность его труда будет высокой.

Поэтому, если у вас много работы, в особенности нельзя пренебрегать отдыхом. Выделите время, чтобы отправиться на прогулку или заняться физическими упражнениями. По возможности уходите с работы пораньше. Общайтесь с теми людьми, которые позволяют вам улучшить свое энергетическое состояние. Немаловажно уделять внимание и таким аспектам, как здоровое питание и крепкий своевременный сон.

Разбить большой объем на блоки

Чтобы сохранять энергию по максимуму, необходимо устраивать и краткосрочные перерывы. Например, некоторые коучи рекомендуют придерживаться системы 60-60-80:

• 50 минут работы плюс 10 минут перерыва;
• затем снова 50 минут работы и 10 минут перерыва;
• 50 минут работы и полчаса перерыва.

Во время получасового тайм-аута важно полностью отключиться от работы: пообедать, выполнить несколько физических упражнений, прогуляться или почитать.

Просто вовремя сделав перерыв, можно сохранить высокий уровень энергии в течение всего дня. Это положительно скажется на продуктивности, исключит риск психологического выгорания.

Не отвлекаться

Первое, от чего стоит отказаться при необходимости выполнить большой объем работы, – это гаджеты и Интернет. Лучше всего сразу же поставить телефон в режим «без звука» и положить его подальше в ящик. Также заблокируйте развлекательные сайты в Интернете, или просто не заходите в Сеть.

Вы сами удивитесь, насколько больше работы можно переделать, если не отвлекаться ни на минуту. Перерывы, конечно же, обязательны; однако когда мы переключаем внимание с рабочей задачи на Интернет, то сами себе роем яму, создавая иллюзию продуктивности. На самом деле, это время не может быть засчитано. Всякий раз, когда мы просто проверяем почту или же просматриваем сообщения в соцсети, эти несколько минут (а у многих и гораздо больше) безвозвратно теряются.

Конечно же, нельзя исключить и такого варианта, когда вы продвигаетесь очень медленно и без каких-либо отвлечений. Однако попробовать полностью посвятить себя необходимым задачам все-таки стоит. Ведь это – самая беспроигрышная стратегия, позволяющая выполнить больше работы и сделать ее качественнее.

Помните и о таком показателе, как внутренние отвлечения. Вы можете задуматься о каких-либо проблемах, или же на какой-то момент во время выполнении задачи возникнут отвлекающие эмоции. Может быть, руководитель нелестно отзывается о вашем труде, или же дома имеются трудности. В эти моменты лучше всего постараться переключить внимание на работу. Проблемы рано или поздно будут решены, а вот невыполненные задачи никуда не денутся.

Избегать перфекционизма

Речь не идет о том, что посредственность приемлема. Но слишком долго застревать на одной задаче в условиях цейтнота — большая роскошь. Перфекционистам полезно помнить: качественный продукт создается для клиентов, идеальный продукт — для самих себя и ублажения амбиций. Когда же дел просто невпроворот, лучше на время забыть о совершенстве. Так вы быстрее справитесь со всей работой, не растратив драгоценные силы на «полировку» всего лишь одного или двух проектов.

Если работы наваливается слишком много — главное, не впадать в панику. Соберитесь, оцените имеющиеся возможности, составьте здоровый график работы, оставьте стремление к идеалу на потом. Это поможет справиться с обязанностями, а в некоторых случаях убережет от профессионального выгорания, поможет продвинуться в карьере.