e-rukovodstvo.ruДля ношения документов и бумаг рационально использовать папки или конверты. Это убережет бумаги от деформации и порчи. Они останутся целыми и не помнутся. Папки применяются для ношения или для хранения большого количества материалов. В них удобно размещать взаимосвязанные документы, например отчеты за период или каталог товаров, список сотрудников и прочую информацию. Систематизация рабочих документов и правильное их сбережение гарантирует продуктивную работу без долгих затрат на поиски нужной информации. Для этих целей и нужны деловые папки для документов.
Среди огромного разнообразия предлагаемых изделий стоит выбирать подходящие по размеру, способу закрывания, цвету и наличию дополнительных отделений. Деловая папка давно стала альтернативным вариантом кейсам и дипломатам. Без участия этого удобного футляра для документов не обходится ни один день делового человека. Сегодня это такой же незаменимый элемент, как ручка, калькулятор или карандаш.
Виды папок
В наши дни рынок канцтоваров предлагает своим покупателям достаточно большой ассортимент такого вида товара. Все аксессуары, имеющиеся в продаже, можно разбить на подгруппы по наполнению, оформлению, назначению и качеству используемого материала. Основное требование к деловой папке для бумаг – это, прежде всего, обеспечение сохранности ее содержимого. Хранить и переносить документы лучше в разных изделиях. Для ношения стоит выбирать материал с лучшими характеристиками и устойчивостью к повреждениям.
Среди наиболее используемых видов папок можно выделить следующие:
- адресные папки;
- папка деловая на молнии;
- без молнии;
- папка-портфель;
- конференц-папки;
- регистратор.
Рассмотрим каждый вид отдельно.
Папка адресная
Функция изделий этого вида заключается в передаче в них документов на подпись. Адресной же папку называют потому, что она предназначена (адресована) конкретному человеку для определенных целей. В такие папки обычно кладут важные, значимые документы. Но используют их не только на заседаниях крупных фирм и в правительственных кабинетах. Деловые папки также служат своеобразным конвертом, в котором вручают грамоты, дипломы и аттестаты выпускникам. Их передают вместе с наградами и медалями военным и вообще всем лицам, заслужившим определенные знаки отличия.
Деловая папка на молнии и без нее
Очень удобная в ношении — папка на молнии. Она легко расстегивается и позволяет защитить документы от повреждений и заломов краев. Часто применяется для поездок. Без молнии делают достаточно вместительные модели, которые имеют большие карманы внутри и зажим для бумаг. Также дополнением к функциональности является скрытый карман на молнии. Между прочим, многие сотрудники офисов выбирают именно этот вид деловых папок для документов как самый удобный в ношении и использовании.
Папка-портфель
Используется для ношения документов чаще других. Она, как правило, имеет специальные отделения для разных бумаг и канцелярии. А карманы вмещают необходимые аксессуары и предметы. Разнообразие этих папок позволяет выбрать для себя определенный подвид. Основное их отличие в размерах. Для небольших, не объемных документов подойдет компактная модель, а для больших подшивок бумаг лучше выбрать вместительную папку-портфель.
Конференц-папки
Не менее популярны, чем папки-портфели. Основное их отличие от последних заключается в том, что они разворачиваются, как книга, и имеют специальные застежки. Они также предназначены для ношения и хранения значительного количества бумаг и документов. Папки для деловых бумаг этого вида носятся в руках, поэтому их нужно всегда тщательно подбирать.
Регистратор
Это папки большого размера, которые рассчитаны на хранение большого количества документов. Систематизация их и хранение очень удобны в таких папках. Здесь предусмотрена возможность хранить документы по годам или по алфавиту. Для скрепления файлов используются кольца из металла. Добавлять же их или убирать можно с помощью системы крепления. Каждый из видов папок имеет свои размеры и назначение использования. И для разных покупателей предпочтительней будет тот или иной вид папок для бумаг.
Размеры папок для бумаг
Учитывая тот факт, что информация на документах излагается на бумаге формата А4, размер большинства папок ориентирован именно на него:
- Папки для хранения и ношения бумаг могут быть плоскими или широкими, вместительными. Если размер листа А4 (21 х 29,7 см), то папка должна быть немного больше, чтобы не загибались края документов, примерно 22 х 31 см.
- Размер папок обычно не бывает меньше размера листа А5 формата 21 х 15 см. Высота папки характеризует ее вместительность. Для того чтобы содержимое не портило внешний вид, и папка не казалась раздутой, использовать нужно только предусмотренное производителем пространство.
На сегодняшний день очень популярны деловые папки размером 38 х 26 х 3 см. Они вместительны и функциональны. Карманы с легкостью вмещают в себя блокнот, ручку, карандаш и другие канцелярские принадлежности. Здесь предусмотрено отделение для визиток и другие дополнительные отделения.
Разделяют папки для документов не только по виду, но и по типу материала, из которого их изготавливают. Именно этот критерий дает реальное представление о сроке эксплуатации. Основные материалы — это кожа, кожзам, текстиль, пластик и бумага.
Папка деловая. Кожа или кожзам — что выбрать?
Папки для документов — это удобный и нужный аксессуар в работе любого делового мужчины. Она способна составить конкуренцию кейсам, портфелям. Помимо вместительности и простоте в использовании, папка деловая кожаная еще и имеет презентабельный вид. Она прекрасно заменит планшет для подписи документов, сохранит бумаги в целостности и обеспечит их сохранность от других повреждений. С помощью папки из натуральной кожи можно подчеркнуть свое положение и статус. И кроме этого, такой аксессуар прослужит гораздо дольше.
Брендовая вещь, даже если это папка деловая из кожзама, будет смотреться стильно, и в глазах партнеров поднимет ее владельца. Сегодня много фирм занимается выпуском подобных изделий. Наряду с портфелями, кейсами и дипломатами подобные папки получили не меньшую популярность.
Качественные мужские деловые папки можно найти, например, на страницах брендовых изданий. Там предоставляется возможность выбрать размер, продумать дизайн и наполнение отделениями и карманами, подобрать подкладку. Зачастую это тонкая замша, шелк или атлас. Выбор цвета, материала, фурнитуры также остается за клиентом. Фирмы, серьезно относящиеся к внешнему виду своих сотрудников, часто заказывают папки с корпоративным логотипом.
Каталоги модных фирм, специализацию которых составляет пошив изделий из кожи и заменителей, пестрят разными моделями аксессуаров, в том числе деловых папок для бумаг. Основными их производителями и поставщиками в нашу страну являются Италия и Турция, но отечественные фирмы и фабрики не уступают в дизайне и практичности изделий.
Так, папка деловая «Алекс», производства России (г. Тула) порадует своего владельца долгим сроком службы и функциональностью. Фирма специализируется на производстве кожгалантереи, а ее продукция продается во всех уголках страны и за ее пределами. Производство кожаных изделий налажено фирмой с начала ХХ века, и в производстве кожаных изделий фирме «Алекс» можно отдать первенство среди производителей России.
Папки из натуральных материалов или кожзама прекрасно держат форму, за ними легко ухаживать, материал не пропускает влагу, подкладки выполняются из замши, бархата или шелка. В настоящее время такая деловая папка для А4 наиболее популярна. В изделиях из кожи хранятся важные документы. Обычно выбирают темные цвета, классический черный и темно-коричневый.
Текстильная папка
Текстиль всегда был и остается альтернативным вариантом дорогой коже. Папка из ткани прослужит так же долго и выглядит не хуже своих дорогих аналогов. Основное отличие в стоимости изделия и в том, что, к сожалению, подобные папки промокают.
Среди текстильных изделий пользуются явным преимуществом модели с зажимом для бумаг. Они открываются как книга и дают возможность демонстрировать документы, к тому же благодаря зажиму в них можно легко перемещать файлы.
Текстильные портфели больших размеров используются в основном для хранения документов, реже для их транспортировки и ношения. Такие изделия помогают сохранить бумагу от солнечных лучей и пыли. Эти папки часто используются в архивах для каталогизации данных. Ухаживать за текстильным изделием просто, достаточно стирать пыль щеткой или влажной тряпкой, избегая влажности и намокания ткани.
Пластик и бумага
Изделия из дешевых материалов используются в основном для временного хранения документов. Такие папки часто рвутся и трескаются в местах изгибов. Как правило, они недолговечны. В офисах небольших компаний папки из пластика или бумаги используются для первичной документации, которая не хранится долгое время.
Тем не менее, несмотря на малую долю солидности бумажных папок, это мощный маркетинговый инструмент. На них размещают логотип компании, небольшой блок информации о продукции фирмы. Такие папки вручают потенциальным партнерам и клиентам. Это недорогостоящая, но действенная реклама.
По типу производства бывают:
- папки с клапаном — изделие имеет отделение или карман;
- папки в виде сплошного листа по выкройке — они просто складываются в местах изгибов.
По типу крепления:
- с резинками;
- клипсами;
- скоросшивателем;
- клапаном;
- на кольцах.
Клапан и кольца – самые надежные крепления для изделий из бумаги, поэтому логотип фирмы размещают именно на таких папках. Пластик отличается большей стойкостью к механическим повреждениям, чем бумага. Стоимость его также невысока, а разнообразие цветов и всевозможного оформления очень широкое.
Критерии выбора папки для бумаг
Выбирая изделие для хранения или транспортировки документов, стоит сразу определиться, для чего нужна папка, в каких условиях она будет использоваться и под какой стиль ее нужно выбрать.
Несомненно, кожаные изделия смотрятся очень солидно и придают определенный статус своему владельцу. Но не стоит забывать об их стоимости. Бизнесменам и деловым людям, работающим на высоких должностях, такой аксессуар просто необходим. Хотя его можно заменить и папкой из заменителя натуральной кожи. Смотреться изделие будет ничуть не хуже. А если эта папка имеет еще и логотип модного дома, то она автоматически становится престижным дополнением к образу делового человека.
Выбор материала определяет срок службы изделия. Так, кожаная вещь прослужит гораздо дольше кожзама или папки из ткани. А бумажная или пластиковая – это варианты для временного ношения. Для хранения документов пластик отлично подойдет, бумажные изделия также не разочаруют.
Кроме материала стоит выбирать и удобный для себя тип закрывания папки. На завязках, магнитной защелке, молнии или на клипсах. Этот выбор определяется исключительно привычками или удобством для конкретного человека. Существует много фирм и частных мастерских, где можно заказать папку. Они работают, как правило, с натуральными материалами: кожей или замшей. Важно обращать внимание и на детали – швы и фурнитуру. Качественное исполнение пошива и надежная фурнитура – гарантия долгого срока службы изделия.
Несколько слов напоследок
Главной задачей изделия является перенос и хранение важных документов, но можно разделить эти понятия и выбирать отдельно папки для хранения, а отдельно – для транспортировки. При этом учитывать при выборе стоит также и вместительность. В ней должны расположиться предметы, которые всегда обязаны быть под рукой. Она не должна быть слишком тесной для них, но и выбирать папку, заполнить которую просто нечем, тоже не стоит.
