11 ключевых организационных навыков, которые помогут вашему продвижению по карьерной лестнице

Огромные стопки деловых бумаг не позволят вам произвести впечатление профессионала. Захламленный рабочий стол выглядит слишком хаотично, оклеенный бумажными напоминаниями монитор не обеспечит продвижение по работе. Если вы испытываете неловкость, когда начальник заходит в ваш кабинет, вам пора ознакомиться с навыками, позволяющими стать организованнее. В таком случае ваша работа будет продуктивнее, а повышение окажется не за горами.

Держите на столе только то, что вам требуется

Одним из простейших советов по организации пространства является рекомендация держать под рукой только самые необходимые вам предметы. То, что вы используете каждый день, должно лежать ближе, чем то, что вы используете достаточно редко. В идеале, сидя за столом, вы должны иметь возможность взять все предметы, которые нужны вам для выполнения рабочих задач, не вставая со своего стула. Постарайтесь сделать свой рабочий стол как можно более эргономичным. Если вы гадаете, как же все правильно организовать, начните именно с размещения всех необходимых предметов на расстоянии вытянутой руки – в таком случае вам проще будет класть нужный предмет на место после того, как вы закончите им пользоваться. Это позволит поддерживать порядок, не вставая со своего рабочего места. Не хватает места для хранения возле рабочего стола? Тележка на колесиках может оказаться оптимальным решением! Вы сможете располагать ее возле себя во время работы, а потом убирать куда-нибудь. Как только вы попробуете такой метод организации пространства, вы сразу же заметите улучшения в работе.

Используйте этикетки для всех предметов

Умение организовывать пространство с помощью этикеток является ключевым навыком. Это серьезно помогает поддерживать свой рабочий кабинет в идеальном состоянии. Когда вы только учитесь организации пространства, постарайтесь использовать этикетки – тогда ваше рабочее место будет казаться более профессиональным. Вам будет очень просто находить все необходимое и возвращать его на место после использования. Как правильно подписывать этикетки? Указывайте информацию максимально точно. Не используйте расплывчатые определения вроде «смешанное», «на эту неделю» или «запасы». Пишите конкретные названия предметов или даты дедлайна по проекту. Это сразу же сделает ваш рабочий кабинет образцовым.

Внесите наведение чистоты в свой график

Задачи вроде наведения порядка, выбрасывания лишних предметов и организации пространства нередко остаются без внимания, потому что вы заняты другими рабочими вопросами. При этом чистый и свободный от беспорядка офис означает более продуктивную работу. Уделяйте наведению чистоты несколько минут каждый день, и тогда беспорядок не будет накапливаться. Избавьтесь от всего ненужного, не расставляйте на столе лишние вещи и запасы канцелярии, уберите все предметы, которыми не пользуетесь. Если что-то сломалось, избавляйтесь незамедлительно – нет смысла хранить степлер, который не скрепляет бумаги. От всех старых вещей следует незамедлительно избавляться. Развивайте у себя такую привычку и тогда вы забудете, что когда-то боролись с беспорядком.

Избавьтесь от вещей, притягивающих беспорядок

Многоуровневые горизонтальные подставки для бумаг, корзинки входящей и исходящей документации, лишние стулья – все это оказывается центром накапливающегося беспорядка. Постарайтесь избавиться от подобных предметов или реорганизовать пространство, чтобы хаос больше не возникал. У вас должна быть четко продуманная система хранения, которая предотвратит стремительный рост стопок мусора. Это делает ваше рабочее место куда более опрятным.

Избавьтесь от всех источников лишнего мусора заранее

Постарайтесь тщательно проанализировать, откуда появляется мусор. Это поможет вам понять, как можно предотвратить беспорядок. К примеру, отмените бесполезные подписки на каталоги и брошюры от компаний, у которых есть информативные сайты в интернете. Не собирайте бумаги, которые есть в электронном варианте, дубликаты и буклеты. Всегда тщательно обдумывайте, что именно вы распечатываете – не лучше ли сохранить файл на рабочем компьютере? Все это поможет вам существенно снизить темп захламления. Рациональный подход к каждому предмету – это крайне важно для организации пространства.

Используйте правильные канцелярские принадлежности

Идея наполнить ящики рабочего стола канцелярскими принадлежностями может показаться крайне соблазнительной, тем не менее стоит понимать, что никому не нужна упаковка скотча из шести штук. Разворачивайте массивные упаковки и держите под рукой только необходимое количество, за запасными принадлежностями лучше подойти к месту для хранения. Такой подход позволит вам избавиться от беспорядка на столе. И рабочая поверхность, и ящики будут выглядеть аккуратными, при этом все необходимое всегда будет у вас под рукой. Попробуйте, и вы гарантированно полюбите это правило организации!

Не позволяйте маленьким задачам накапливаться

Сразу же выполняйте простые задачи, если на работу над ними требуется лишь несколько минут. К примеру, важный документ стоит сразу же отправлять в нужную папку, а не откладывать его на потом на столе. Поддерживайте порядок и в электронном почтовом ящике, сразу же читая полученные письма и отвечая на них. Это один из важнейших организационных навыков – способность справляться с небольшими делами в ту же минуту.

Осторожнее пользуйтесь наклейками для напоминаний

Еще один полезный организационный навык – ведение записей в специальном блокноте. В таком случае вы сможете избавиться от беспорядка, который создают многочисленные наклейки с напоминаниями и обрезки бумаги с телефонными номерами, датами и другой информацией. Аккуратно записывайте все необходимое в одном блокноте, и тогда вам не придется беспокоиться ни о беспорядке, ни о том, что вы о чем-то забудете.

Используйте технологии

Делайте фотографию с помощью смартфона, чтобы запомнить такие важные детали, как правильное расположение кабелей и тому подобное. Быстрый снимок поможет вам потом восстановить нужную конфигурацию. Такая организованность будет серьезным плюсом в глазах начальства. Используйте этот принцип для того, чтобы всегда держать под рукой необходимую информацию вроде модели картриджа для принтера или размера необходимых батареек. Когда все нужное есть у вас на телефоне, вам не приходится впустую тратить свое время.

Наводите порядок в конце дня

Один из лучших способов создания чистоты на рабочем месте – привычка завершать день наведением порядка. Потратьте несколько минут на то, чтобы разложить бумаги и принадлежности, перед тем как вы уйдете домой. Это поможет вам завтра начать день правильно.

Стремитесь к более успешному следующему дню

Когда вы завершаете свою работу в конце дня, постарайтесь приготовиться к тому, что ждет вас завтра. Внимательно посмотрите на свой календарь и составьте список дел в ту же минуту. Достаньте материалы, которые будут нужны для вашего рабочего дня, к примеру, файлы по нужным клиентам и тому подобное. Этот организационный навык поможет вам начать день крайне продуктивно. Вы будете невероятно эффективным работником, который гарантированно привлечет внимание начальства, так что повышение наверняка станет следующим этапом в вашей карьере.